Het omzetten van analoge gegevens in intelligente digitale gegevens is één van de grootste uitdagingen van de digitalisering. Het gaat er niet alleen om van een papieren document een digitaal bestand te maken, maar ook om de informatie in het document automatisch te herkennen en te verwerken.
Uw voordelen in één oogopslag
– Papieren documenten worden digitaal
– Alle documenten in één systeem
– OCR-technologie voor tekst- en veldherkenning
– Minder moeite om inkomende facturen vast te leggen
– Gestandaardiseerde workflows met één druk op de knop
Alle documenten in één inbox
Het startpunt in de digitale workflow voor documenten: Ongeacht in welke vorm de documenten het bedrijf binnenkomen, als papieren document, PDF-bestand, e-mail of foto, ze worden beheerd in een digitale inbox.
Documenttypes worden automatisch herkend
De digitale inbox van DATAflor BUSINESS wijst documenten automatisch toe aan categorieën zoals “Factuur” en “Overig” en activeert de digitale workflow die voor het betreffende documenttype is opgeslagen.
Documenttypes met bedrijfsspecifieke digitale workflow
U definieert de afzonderlijke werkstappen precies zoals ze in uw bedrijf voorkomen, bijvoorbeeld de “invoer”, “controle”, “vrijgave” en “boeking” van facturen. De verantwoordelijkheid kan niet alleen worden toegewezen aan individuele personen, maar ook aan gebruikersgroepen zoals “boekhouding” of “administratie”, zodat een collega onmiddellijk kan overnemen als een medewerker afwezig is.
Documenten worden automatisch opgenomen in het digitale documentbeheer
Alle via de digitale inbox ontvangen documenten worden vastgelegd in DATAflor documentbeheer (DMS) en bij wijzigingen audit-proof gearchiveerd. Dit beschermt u en uw medewerkers tegen vergeten en helpt bij de ISO-conforme opslag van documenten.
Papieren documenten kunnen worden weggegooid
Digital Inbox en DATAflor DMS voldoen aan alle eisen voor vervangende scanning van de TR-03138 (Technical Regulation).
