Tijdens Infra Relatiedagen ontmoet je allerlei vakmensen uit de grond-, weg- en waterbouw. Maar wie zijn de mensen die deze ontmoetingen mede mogelijk maken, de mensen achter de schermen? Hierover spraken wij met Raymon Boetting, Horecamanager bij Evenementenhal Hardenberg. We bespraken zijn rol en de uitdagingen die komen kijken bij een evenement van deze omvang. 

Wat is jouw functie bij de evenementenhal? 

“Ik ben Horecamanager bij onze evenementenhal in Hardenberg. Dat betekent dat ik verantwoordelijk ben voor de horeca, schoonmaak, huishoudelijke dienst en de afdeling receptie. We hebben een vast team van tien personen, maar tijdens Infra Relatiedagen komen daar per dag ongeveer 180 mensen bij. In het najaar is het hier heel druk met verschillende events, wat doorloopt tot Infra Relatiedagen in februari. Dan heb je in korte tijd heel veel mensen nodig, wat zelfs voor onze partner Randstad af en toe nog een uitdaging blijft.” 

Infra Relatiedagen is een beurs die gebruik maakt van alle zeven beschikbare hallen. Is er veel verschil met andere beurzen? 

“Zeker. Voor een beurs als bijvoorbeeld Installatie Vakdagen ligt de uitvraag aan horecapersoneel rond de 60 à 70 mensen, omdat er minder hallen in gebruik zijn. Bij Infra heb je veel meer mensen nodig, ook omdat je meerdere entrees gebruikt. Daardoor ben je zeker het dubbele kwijt, maar dat heb je ook nodig om een aangename beurservaring te creëren. Gelukkig lukt dat ons elke keer! Het is mooi om te zien hoe alles samenkomt en zowel de bezoekers als de exposanten een fijne ervaring hebben.” 

Hoe zit de logistiek in elkaar? 

“Wij hebben een eigen vrachtwagenchauffeur in dienst die voornamelijk veel meubilair tussen onze locaties in Gorinchem en Hardenberg vervoert. Hij rijdt dan met drie of vier volle vrachtwagens naar Hardenberg. Dit geldt ook voor onze leveranciers van eten en drinken. Op een goede beursdag komt onze drankleverancier bijna twee of drie keer per dag, niet alleen om te leveren maar ook om spullen op te halen. Om dit proces goed te laten verlopen, schakelen wij al in het voortraject met onze leveranciers, zodat ze weten dat er een grote beurs aankomt. Op een eerste dag van Infra serveren we bijvoorbeeld al 13.000 witte bolletjes. Dat heeft niet elke bakker standaard liggen natuurlijk!”

Heb je nog meer van dit soort leuke feitjes van Infra Relatiedagen? 

“Het verbruik per event houden wij altijd nauwkeurig bij. Zo is er tijdens de afgelopen editie van Infra Relatiedagen 6.150 liter cola doorheen gegaan, 414 kilo beenham en 721 kilo gehaktballen. Ook is er bijna 3.000 kilo friet gegeten! Met zulke getallen moet je natuurlijk alles strak organiseren. Je werkt met personeel vanuit een uitzendbureau en je moet volgens de HACCP-regels werken in de keuken. Die HACCP-regels zijn gewoon heel belangrijk. Dat betekent echt alles schoonhouden, temperaturen controleren en dat soort zaken. Het geeft een goed gevoel om te weten dat we altijd voldoen aan de hoogste normen.” 

De cijfers over de teveelheid eten liegen er niet om. Hoe en wanneer wordt dit bereid? 

“De eerste shift in de keuken begint om 8 uur met ongeveer 15 personen die de voorbereidingen doen voor het diner dat om 17:00 uur begint. Zij draaien het volledige diner voor de exposanten. Vanaf 11 uur komen de mensen die zorgen voor het eten in de hallen. Met name Infra Relatiedagen is hierin een uitdaging, want je moet niet alleen zorgen voor de 16.000 bezoekers, maar ook voor ongeveer 2.000 exposanten per dag. Het volume, de snelheid en de kwaliteit die je wilt waarborgen, daar zit de uitdaging vooral in! Het maakt dat iedereen zich volledig moet inzetten, wat zorgt voor een geweldige teamgeest en trots op wat we samen bereiken.”

En wat gebeurt er ’s avonds na de beursdagen in de hallen? 

“Na de beursdagen komt er een nachtploeg die ervoor zorgt dat de beursvloer en de stands gestofzuigd worden en alles klaar wordt gezet voor de volgende dag. Een team van ongeveer 8 personen zorgt ervoor dat de gangpaden er weer netjes bij liggen, terwijl anderen de stands schoonmaken. In één nacht moet er bijna 26.000 m² gestofzuigd worden. Dat is een uitdagende klus, maar niks is zo mooi als wanneer de beurs opent en alles er weer strak en netjes bijstaat!” 

Duurzaamheid is een belangrijk thema. Wat doen jullie daaraan? 

“Duurzaamheid begint bij ons al in het voortraject met een efficiënte planning. We doen veel aan afvalscheiding en hebben onze eigen papierperscontainer, restafvalperscontainer en een vuilcontainer speciaal voor bewerkt voedsel. Qua voedsel willen wij zoveel mogelijk lokale producten en leveranciers inzetten en we zijn volledig afgestapt van plastic!” 

Wat geeft jou nu voldoening? 

“Een eerste beursdag is altijd wat rommelig, maar als het eenmaal loopt, gaan de rest van de dagen bijna vanzelf en hoef je zelden bij te sturen. Als zowel de bezoekers als de exposanten op donderdagavond tevreden naar huis gaan, dan ben ik ook blij. Een mooi moment van de vorige editie van Infra Relatiedagen is dat we een recordaantal gasten in het exposantenrestaurant hadden zitten. Het verschil met andere beurzen is dat hier mensen lang blijven zitten met hun relaties. We hadden bijna 5.000 mensen die we in drie restaurants binnen 2,5 uur hebben bediend. Dat was een behoorlijke uitdaging, maar ik ben trots op hoe we dat met zijn allen hebben gedaan!”